Organisez le flex office, simplement

Le flex office transforme nos façons de travailler, et ce n'est pas près de s'arrêter. Entre optimisation des espaces et nouvelles dynamiques d'équipe, découvrons ensemble les secrets d'une mise en place réussie. Et puisqu'on aime les choses bien faites, on va tout vous expliquer, étape par étape.

Qu'est-ce que le flex office ?

Vous vous posez la question du flex office pour votre entreprise ? Vous n'êtes pas les seuls. Cette approche de l'aménagement des espaces de travail bouleverse nos habitudes, et pour cause : elle répond à des enjeux très concrets de transformation des organisations.
De quoi parle-t-on exactement ? La définition du Flex Office la plus communément admise décrit un mode d'organisation du travail qui exclut les bureaux fermés et les postes de travail attitrés à chaque salarié. Dans une organisation Flex Office, les locaux de l’entreprise distribuent différents espaces de travail, permettant aux collaborateurs de s’installer là où ils le souhaitent au sein d'open-space où les postes de travail sont partagés. Le flex office, c'est avant tout une philosophie d'organisation où les espaces de travail s'adaptent aux besoins réels des collaborateurs. Exit les bureaux personnels figés, place à des environnements modulables où chacun choisit son espace en fonction de ses missions du jour. Le flex office repose sur 3 piliers : 

☞ Une organisation adaptée : Adopter le flex office n'est pas seulement une question de déplacement de bureaux. Il s'agit surtout d'une adéquation entre organisation et culture d'entreprise. Pour que flex office soit efficient et s'installe pleinement dans votre quotidien, il doit faire partie de la politique RH de votre entreprise. Étroitement lié à vos pratiques de télétravail, il doit aussi être promu par une communication efficace, à l'ensemble globale de l'entreprise et à l'échelle de chaque équipe.

☞ Des espaces pensés pour tous les usages : La clé du flex office est la diversité des environnements de travail. Que vous travailliez au sein d'un immeuble indépendant ou d'un plateau de bureaux, l'idée est de créer au sein d'espaces reliés aux usages. Des zones de concentration pour un travail focalisé, des espaces collaboratifs afin de favoriser des échanges au sein des équipes mais aussi des coins informels pour laisser place aux discussions spontanées. 

☞ Des outils collaboratifs : Au-delà d'un réseau wifi performante, il s'agit de s'équiper d'outils collaboratifs performants avec notamment des solutions de réservation d'espaces et des équipements qui permettent une mobilité sans friction. Sans cette base technique solide, même les meilleures intentions se heurtent rapidement à la réalité du terrain.
Pour accompagner cette transformation, Morning propose différentes solutions adaptées aux entreprises, qu'il s'agisse d'un simple poste ou d'un immeuble entier

Les avantages et les défis du flex office 

Un changement qui fluidifie le quotidien… 

Côté entreprise, parlons d'abord efficacité. En supprimant les bureaux attitrés, le flex office permet d'optimiser chaque mètre carré. Résultat ? Des économies significatives sur les coûts immobiliers et une utilisation plus intelligente de l'espace. Les entreprises gagnent aussi en agilité : elles peuvent facilement réorganiser leurs espaces selon leurs besoins, que ce soit pour accueillir de nouvelles équipes ou s'adapter au télétravail.
Mais le flex office va bien au-delà des considérations économiques. Il crée naturellement plus d'interactions entre les équipes. Fini les silos entre services : quand les gens changent régulièrement de place, ils échangent davantage avec des collègues qu'ils ne croiseraient pas autrement. Ces nouvelles connexions stimulent l'innovation et renforcent la culture d'entreprise.

Et pour les collaborateurs ? En premier lieu, le flex office leur offre une liberté précieuse qui s'adapte à la mise en place du télétravail. Cette flexibilité améliore non seulement leur bien-être au travail, mais aussi leur équilibre vie pro-perso. Cette organisation multiplie aussi les interactions avec des espaces adaptés aux différentes tâches à accomplir tout au long de la journée. Le flex office répond ainsi à un double enjeu : permettre aux entreprises d'optimiser leurs ressources tout en offrant aux collaborateurs un environnement de travail plus adapté à leurs besoins. Une approche qui fait sens à l'heure où le monde du travail se réinvente avec l’arrivée et l’adoption massive du télétravail. 

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… Mais qui apporte son lot de défis

Le flex office, ce n'est pas que des avantages. Cette transformation du travail s'accompagne de défis qu'il faut anticiper, tant pour les entreprises que pour les équipes.

Pour les entreprises, le premier défi est culturel. Accompagner ce changement demande du temps et des ressources : formation des équipes, mise en place d'outils adaptés, et surtout, une infrastructure technologique solide. Car sans wifi performant ni système de réservation efficace, le flex office peut vite tourner au casse-tête. La question de la cohésion d'équipe se pose également : comment maintenir des liens forts quand les collaborateurs changent constamment de place ?
‍Côté collaborateurs, les défis sont tout aussi concrets. Fini le bureau personnalisé avec son quotidien bien réglé : cette perte de repères peut être déstabilisante. Dans un espace ouvert et partagé, la gestion du bruit et des distractions devient un enjeu quotidien. Certains peuvent aussi se sentir isolés, peinant à maintenir des relations solides avec leurs collègues. Sans oublier l'accès aux ressources : trouver une salle de réunion ou du matériel spécifique peut parfois relever du parcours du combattant. 

Comment mettre en place le flex office ? 

‍Sondez les besoins de vos collaborateurs

Première étape incontournable : interroger vos effectifs pour mesurer précisément les flux réels/potentiels de vos collaborateurs. Quelles sont les habitudes de travail de chacun avec le taux de présence réel /souhaité au bureau (vs en télétravail). Le questionnaire doit permettre de filtrer les données à l'échelle des équipes. Certaines seront plus flexibles que d'autres : les équipes commerciales peuvent souvent avoir besoin d'être ensemble pour se soutenir, tandis que les développeurs pourraient être plus enclins au télétravail. Ainsi, vous pourrez évaluer le besoin effectif en nombre de postes de travail avec précision, par équipe, selon les jours de la semaine. 
Avec la pratique croissante du télétravail, le taux d’occupation des bureaux tend à diminuer, poussant les entreprises à optimiser leurs espaces et à adopter le flex office. Pour réussir cet aménagement, il est essentiel de bien évaluer le nombre de postes de travail et de concevoir des espaces dédiés aux divers usages : zones de concentration, espaces collaboratifs, et lieux d'échanges informels. Assurez-vous également de disposer de bulles de silence pour la concentration, de casiers pour le rangement, et d'une connexion internet rapide et fiable. Pour en savoir plus sur l'aménagement optimal d'un flex office, vous pouvez consulter l'article complet ici 

Instaurez des règles

Voici quelques règles essentielles pour que cette nouvelle organisation devienne un véritable atout pour votre entreprise. Tout d'abord la règle du "clean desk" est votre meilleure alliée. En partant, ne laissez rien sur votre bureau - c'est le signal clair qu'il est disponible pour un autre collaborateur. Rangez vos effets personnels dans votre casier dédié. Ensuite, ne mopolisez pas une place vide en y laissant vos afffaires si vous ne l'utilisez pas, libérez-la pour vos collègues. Cela permet de favoriser la fluidité et les échanges au sein des équipes. Côté espaces communs, adoptez les bons réflexes : utilisez les phone box pour vos appels, privilégiez les espaces dédiés pour vos réunions improvisées, et gardez les zones de concentration pour le travail silencieux. 

Mesurez les améliorations et ajustez les en continue

Comment savoir si votre flex office fonctionne ? En mesurant son impact ! Définissez des indicateurs clés qui ont du sens pour votre organisation : taux d'occupation des espaces, satisfaction des équipes, qualité des collaborations... L'objectif n'est pas de vous noyer dans les chiffres, mais de comprendre ce qui fonctionne et ce qui mérite d'être ajusté. Organisez régulièrement des points d'étape pour recueillir les retours de vos équipes. Un espace mal utilisé ? Des outils qui ne conviennent pas ? Ces feedbacks sont précieux pour faire évoluer votre flex office dans la bonne direction. En résumé, la mise en place du flex office est un voyage plus qu'une destination. C'est en restant à l'écoute de vos équipes et en acceptant d'ajuster le tir que vous créerez un environnement de travail qui correspond vraiment à votre entreprise. Alors, prêts à vous lancer ?

8 questions à se poser avant de se mettre au flex office

1. Quels sont nos principaux objectifs en envisageant le flex office (Optimisation de l’espace, amélioration de la collaboration, réduction des coûts, plus de flexibilité) 

2. Quelle est la culture actuelle de notre entreprise et comment le flex office s'y intégrerait-il ?

3. Comment nos employés travaillent-ils actuellement et quelles sont leurs préférences en matière de flexibilité ?

4. Quel est l'état actuel de notre infrastructure technologique ?

5. Quels types d'espaces de travail sont actuellement sous-utilisés, et comment un aménagement flexible pourrait-il optimiser leur usage ?

6. Quels sont les coûts et les ressources humaines et financières nécessaires pour passer au flex office ?

7. Quelles sont les préoccupations potentielles des employés concernant le flex office, et comment pouvons-nous y répondre ?

8. Comment mesurerons-nous le succès du flex office une fois mis en place ?

Pourquoi choisir un outil de gestion du flex office ? 

‍Gagnez du temps

Combien de temps vos équipes perdent-elles à chercher un bureau libre ? Ces minutes précieuses s'accumulent et impactent directement la productivité de vos collaborateurs. Les outils de gestion du flex office règlent ce problème en quelques clics. Réservation instantanée, vue d'ensemble des palces disponibles, planification simplifiée... Vos équipes peuvent enfin se concentrer sur l'essentiel : leur travail !

Améliorez le quotidien de vos équipes

L'épanouissement au travail ne se décrète pas, il se construit. Avec un outil de gestion adapté, vos collaborateurs gagnent en autonomie et en flexibilité. Ils peuvent choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins du jour : un bureau au calme pour se concentrer, un espace collaboratif pour un brainstorming, ou même travailler à distance. Cette liberté de choix n'est pas qu'un détail : c'est un véritable levier de satisfaction et d'engagement.

Optimisez vos espaces de travail

Savez-vous vraiment comment sont utilisés vos espaces de travail ? Les outils de gestion du flex office vous donnent une vision claire et précise de l'utilisation de vos bureaux. Fini les salles de réunion vides et les open spaces surchargés ! Grâce aux données collectées, vous pouvez ajuster votre aménagement en temps réel et planifier vos investissements futurs de manière éclairée.
En résumé, un outil de gestion n'est pas une simple option dans votre transition vers le flex office : c'est la clé de voûte d'une transformation réussie. Il ne s'agit pas seulement d'optimiser des mètres carrés, mais bien de créer un environnement de travail plus fluide, plus agréable et plus performant pour tous.
Alors, prêt à franchir le pas ?

Des exemples d’outils de gestion du flex office 

Vous vous lancez dans l'aventure du flex office et vous vous demandez comment gérer tout ça efficacement ? Le marché propose aujourd'hui plusieurs solutions de gestion d'espaces flexibles. Voici quelques exemples d'outils disponibles en 2025 :
Parmi les solutions existantes, on trouve Coworks, une plateforme qui propose des fonctionnalités de gestion d'espaces et de réservations. OfficeRnD est quant à elle orientée vers les environnements de travail hybrides.D'autres acteurs comme Deskworks proposent des solutions cloud, tandis que Spacebring et Nibol viendront vous aider pour la gestion des réservations de bureaux et de salles de réunion.
Il existe bien d'autres solutions sur le marché, et le choix dépendra de vos besoins spécifiques. Nous vous invitons à comparer les différentes options et à tester celles qui correspondent le mieux à votre contexte.

Les alternatives au flex office : une solution qui vous convient mieux ? 

Le flex office ne convient pas à toutes les entreprises, et c'est tant mieux ! D'autres options existent, parfois plus adaptées à votre culture d'entreprise et à vos objectifs. Faisons le tour des alternatives les plus pertinentes.
Commençons par le plus classique : les bureaux attitrés. Non, ce n'est pas ringard ! Pour certaines entreprises, notamment celles qui privilégient la stabilité et les interactions d'équipe constantes, c'est même la solution idéale. Après tout, pourquoi changer une formule qui fonctionne ?
À l'opposé du spectre, le télétravail complet gagne du terrain. Plus besoin de bureaux physiques, les équipes travaillent entièrement à distance. Une option particulièrement séduisante pour les entreprises digitales, mais attention : cela demande une solide culture d'entreprise et des outils de collaboration performants pour ne pas se sentir isolés.
Entre ces deux extrêmes, plusieurs formules hybrides méritent votre attention. Le hot desking, par exemple, fonctionne comme le flex office mais sans réservation préalable. Plus simple, plus spontané, mais peut-être moins organisé. Les espaces de coworking représentent une alternative particulièrement flexible. Vous louez uniquement l'espace dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. Idéal pour les startups ou les entreprises en croissance qui veulent éviter les engagements immobiliers lourds.
Enfin, les bureaux satellites constituent une option intéressante : de petits espaces de travail répartis géographiquement, plus près des domiciles de vos collaborateurs. Un excellent compromis entre proximité et collaboration.

La clé ? Choisir la solution qui correspond vraiment à votre ADN d'entreprise. Car au final, le meilleur modèle de travail est celui qui permet à vos équipes d'être performantes tout en restant épanouies.

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