Avec la pratique croissante du télétravail, le taux d’occupation des bureaux tend à diminuer. En 2020, il oscillait entre 50% et 60%. Un tel constat pousse les entreprises à optimiser le ratio "nombre de postes individuels" sur "nombre de salariés présents". Pour y parvenir, les organisations sont de plus en plus nombreuses à adopter le flex office.
Qu’est-ce que le flex office ?
La définition du Flex Office la plus communément admise décrit un mode d'organisation du travail qui exclut les bureaux fermés et les postes de travail attitrés à chaque salarié. Dans une organisation Flex Office, les locaux de l’entreprise distribuent différents espaces de travail, permettant aux collaborateurs de s’installer là où ils le souhaitent au sein d'open-space où les postes de travail sont partagés.
Cette pratique se répand de plus en plus, au sein d'organisations bien différentes. Le retour d’expérience du flex office permet de mettre en lumière de nombreux avantages mais également certaines limites.
☞ Côté "avantages" : au-delà du gain d'espaces et d'économie financière qui en découle, les organisations gagnent également en transversalité et en agilité. Le flex office permet de suivre l’évolution des pratiques au travail : télétravail, organisation des équipes en mode "projet", horizontalité des échanges, management basé sur la confiance... Autant de tendances qui ont enrichi et complexifié les mouvements des collaborateurs tout au long de la journée.
☞ Côté "inconvénients" : certains désagréments peuvent être vécus par les salariés. Difficulté de s’isoler et donc d’être potentiellement interrompus par les échanges de collègues ou autres bruits, sensation de déracinement dû à la perte d'un poste fixe.
Pour pouvoir exercer pleinement ses avantages et diminuer ses désagréments potentiels, l'organisation en flex office induit des aménagements particuliers au sein de l'espace de travail. Lui aussi doit être flexible pour pouvoir accueillir de nombreux flux différents tout au long de la journée de travail . Voici 5 conseils à suivre pour aménager un espace flexible, capable de telles prouesses !
Conseil n°1 :
Bien évaluer le nombre de postes de travail
Le flex office permet en premier lieu de diminuer le nombre de postes de travail. En moyenne, le nombre de postes en open space peut représenter entre 60% et 70% de l’effectif global. Mais cette source d’économie ne doit pas être surestimée par les décideurs. Ces derniers doivent bien avoir à l’esprit qu’une partie des surfaces gagnées en supprimant des postes sera transformée en espaces dédiés à d’autres usages : salles de réunion, espaces de concentration, zones de créations…
☞ Pour ceux qui veulent se faire une idée plus précise, n'hésitez pas à tester notre calculateur de postes.
Prévoir un nombre de postes légèrement supérieur aux besoins identifiés
Chaque organisation doit donc fixer le ratio qui lui semble pertinent, au regard de sa politique “télétravail”, mais aussi de ses prévisions d’embauche. D’une manière générale, mieux vaut prévoir un nombre de postes légèrement supérieur aux besoins identifiés. Certaines organisations en hyper-croissance vont embaucher jusqu’à 50 nouveaux collaborateurs sur une année, charge à elles d’anticiper le nombre de postes à venir (voir à ce sujet l’interview de Loïc Soubeyrand, CEO de Swile).
Petit bémol : en fonction de la taille de l’organisation, le nombre d’open-space variera et ces espaces pourront être attribués par pôle métier (dév’, admin, market com’). Certaines équipes auront sans doute des habitudes et des usages particuliers. Il est impératif de prendre en compte les spécificités des métiers pour voir dans quelle mesure elles s’accordent avec le flex office.
Conseil n°2 :
Concevoir des espaces dédiés aux usages
Les collaborateurs de votre organisation vont avoir des profils différents, avec des besoins variés tout au long de la journée : produire en silence - se consulter entre collègues (plus ou moins régulièrement et rapidement) - co-créer en groupe, pendant plusieurs heures - accueillir des personnes externes - se retrouver tous ensemble dans la convivialité - se connecter en visio avec des clients…
Mettre en place dans l’aménagement du flex office des espaces de conférence, de réunion et d'atelier.
Pour accompagner le flux des collaborateurs en flex office, votre espace de travail flexible doit compter des zones dédiées à ces usages. A côté des open-space, il vous faut disposer des salles de réunion, en nombre suffisant au regard de la taille de votre entreprise. Dites-vous qu'un effectif de 100 personnes doit disposer d'au moins 3 salles de réunion. Ces espaces pourront accueillir tous types de conférences et d'ateliers. Dès que possible, rassemblez-les au même étage pour limiter les déplacements et maximiser les rencontres.
Accordez une grande importance aux espaces dits "communs" : salon, point rencontre, comptoir d'accueil, salle à manger... L'ensemble de vos espaces communs doit occuper 30% de la surface globale. Le moindre petit couloir peut accueillir une table basse et des mini-sièges pour improviser des points. N'hésitez pas à multiplier les lieux d'échanges informels pour faciliter les partages.
Bien d'autres zones peuvent être envisagées, tout dépend de la taille de votre espace, de vos moyens, de vos effectifs, etc. Réservez au plus grand espace le rôle d'agora où vous pourrez organiser des conférences pour vos publics extérieurs. Il est important de consacrer une pièce "atelier" pour vos sessions créatives avec un mobilier spécifique. Certains privilégieront une salle de sieste, une salle de jeux, une salle de sport, une salle de musique. Tout dépend de la culture de votre organisation et de l'attente de vos collaborateurs. Soyez à l'écoute, n'hésitez pas à sonder les envies de votre équipe !
Attention à bien respecter les règles de vie du flex office
Si certains collaborateurs ont besoin de calme pour travailler, d’autres préfèrent travailler en communiquant, sans pour autant utiliser des salles de réunion. Dans tous les cas, des règles de vie de flex office doivent être mises en place pour que chacun y trouve son compte.
Conseil n°3 :
Installer des bulles de silence
Dans un environnement de mouvement et d’échange permanents, il faut impérativement “protéger” les moments de concentration. Même si le télétravail permet aux collaborateurs de consacrer ces moments de production chez eux, l'espace de travail doit pouvoir accueillir ces bulles de silence.
N’hésitez pas à intégrer au sein même d’un grand open-space une salle de silence avec quelques cloisons transparentes. Une telle structure offre un double avantage : elle permet de ne pas isoler les occupants "silencieux" et de conserver le volume de l’espace de travail. Si l’installation d’un tel volume est trop contraignante, vous pouvez envisager une boîte insonorisée plus petite. Des groupes restreints pourront s’y installer pour y travailler en silence ou échanger sans déranger les collaborateurs alentour.
Placer des espaces silencieux
Par ailleurs, il vous faudra installer des phones box un peu partout. Il est impossible d’entendre à longueur de journée les conversations de chacun. Sachez que pour un effectif de 100 personnes, vous devrez compter 6 phonebox.
Conseil n°4 :
Disposer des casiers, partout
Pour pratiquer le flex office sans contrainte, les collaborateurs d’une même organisation doivent travailler “léger”. Chacun doit pouvoir quitter son poste de travail à n’importe quel moment en laissant la place claire et nette pour le prochain. Pour se faire, mieux vaut se promener avec un minimum d’affaires et laisser tous les “encombrants” dans un casier. Chacun pourra y déposer sac, vêtement, casque de vélo, etc. Soyez bien attentif au format des casiers, ils doivent pouvoir accueillir des casques de moto notamment qui prennent une place folle dans un bureau.
Pour favoriser le rangement des affaires
En disposant des casiers un peu partout au sein de vos espaces de travail partagés, les plans de travail resteront disponibles malgré le ballet du qui va à la chasse perd sa place (mais en retrouve une juste à côté). Début 2022, Clément Alteresco - fondateur et CEO de Morning - envoyait un mail à son équipe, révélateur de l'importance de ce mobilier : “Si vous quittez votre place pour plus de 15 minutes, il faut laisser votre poste libre. Pas de sac ou autres effets personnels sur la table. Pour les ranger, il y a nos casiers partout”.
Conseil n°5 :
Ne pas lésiner sur le très haut débit
La connexion est une condition sine qua non pour garantir de bonnes conditions de travail. Pour être flexible, le débit internet doit être aussi rapide dans l’espace de travail partagé que sur la terrasse ou votre comptoir.
Quels que soient les effectifs présents dans un espace de travail flexible, le débit du réseau doit être rapide et d’excellente qualité : fibre, box wifi, clés 4G et autres appareils de connexion à internet doivent être omniprésents dans l’espace. Dans une interview accordée en mars 2022, le CEO de Combo évoque son emménagement rue Bellefond (9e arr. Paris) revient d’ailleurs sur l’importance accordée à une infrastructure réseau robuste.
Ne lésinez pas non plus sur les prises pour recharger les ordinateurs et smartphones où que l’on se trouve dans votre espace. Soyez exigeants avec les prestataires qui vous équiperont, pensez aux endroits les plus pratiques et accessibles. Cela évitera de faire traîner les fils partout dans l’espace. Ceci vaut notamment pour les bureaux des open-spaces qui peuvent profiter de prises incorporées directement sur leur plateau.
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☞ Si vous souhaitez être accompagné dans la transformation de votre espace de travail, n’hésitez pas à contacter l’équipe Morning
☞ Ecoutez le co-fondateur de Monisnap qui raconte son aménagement avec l’équipe Morning,
Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner.
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