Les outils du parfait télétravailleur
Le télétravail est-il devenu votre nouvelle norme ? Vous n'êtes pas seul. En France, 47% des entreprises recourent au télétravail. 33% des salariés français travaillent au moins une fois par semaine depuis leur domicile, selon Statista.
Au sein de l’équipe Morning, le télétravail est légion. Que ce soit depuis notre domicile, ou depuis un autre espace Morning, nous sommes souvent amenés à nous déplacer. Mais depuis l’allocution du président Macron et le confinement déclaré, nous devons tous nous y mettre.
Si c’est la première fois que vous travaillez hors de vos locaux, vous vous demandez certainement comment travailler efficacement en équipe, comme au bureau. Alors nous vous avons sélectionné une liste d’outils permettant de travailler au mieux depuis votre domicile. Certains outils sont peut être évidents pour bon nombre d’entreprises, mais nous les avons ajouté, dans le doute.
Le socle de votre productivité : ordinateurs et périphériques essentiels
Commençons par les fondations : un bon ordinateur. Mais quel type d'ordinateur choisir ?
- Ordinateurs portables et de bureau performants :
La flexibilité est reine en télétravail. C'est pourquoi un ordinateur portable puissant est souvent le choix privilégié. Recherchez des modèles avec :
☞ Un processeur récent (Intel Core i5/i7 ou équivalent AMD)
☞ Au moins 16 Go de RAM pour le multitâche
☞ Un SSD pour des démarrages rapides et une meilleure réactivité
☞ Une autonomie d'au moins 8 heures
Nous vous conseillons évidemment d’investir dans un ordinateur avec une webcam HD intégrée et un bon microphone. Avec la multiplication des visioconférences, c'est devenu indispensable.
- Claviers et souris ergonomiques :
Vos poignets vous remercieront ! Un clavier ergonomique comme le Microsoft Sculpt Ergonomic ou un modèle mécanique de qualité peut réduire la fatigue et améliorer votre confort de frappe. Côté souris, optez pour des modèles verticaux ou des trackballs si vous souffrez de douleurs au poignet.
- Écrans supplémentaires :
Saviez-vous que l'utilisation d'un deuxième écran peut augmenter votre productivité ? Un écran 27 pouces avec une résolution QHD (2560x1440) offre un bon compromis entre espace de travail et qualité d'image.
Votre sanctuaire de travail : mobilier et ergonomie
L'ergonomie n'est pas un luxe, c'est une nécessité. Voici comment créer un espace de travail qui prend soin de votre corps:
- Chaises de bureau ergonomiques
Fini le mal de dos ! Une bonne chaise de bureau doit offrir :
☞ Un support lombaire ajustable
☞ Des accoudoirs réglables
☞ Une assise confortable pour de longues sessions
La Herman Miller Aeron est souvent citée comme la référence, mais il existe de nombreuses alternatives plus abordables offrant un excellent confort.
- Bureaux ajustables
Le bureau assis-debout est la nouvelle star du télétravail. Alterner entre position assise et debout tout au long de la journée peut réduire la fatigue et améliorer votre circulation sanguine. Des marques comme Fully ou Jarvis proposent des modèles électriques silencieux et stables.
- Supports pour ordinateurs portables
Un support pour ordinateur portable permet d'aligner l'écran avec vos yeux, réduisant ainsi les tensions cervicales. Le Nexstand K2 est un modèle compact et portable, idéal si vous travaillez depuis différents endroits.
Votre bouclier numérique : connexion et sécurité
La sécurité et une connexion stable sont les piliers d'un télétravail serein.
- Accès Wi-Fi : Un routeur Wi-Fi puissant et fiable est crucial. Des modèles puissants sont parfaits pour couvrir de grandes surfaces sans zones mortes.
- VPN et solutions de sécurité : Un VPN (Réseau Privé Virtuel) est essentiel pour sécuriser vos connexions, surtout si vous travaillez depuis des réseaux publics. NordVPN ou ExpressVPN sont des choix populaires pour leur facilité d'utilisation et leur fiabilité.
- Stockage sécurisé : Le cloud est roi en télétravail. Des solutions comme Dropbox Business ou Google Drive Enterprise offrent un stockage sécurisé et des fonctionnalités de collaboration avancées.
Pour bien communiquer en télétravail
Pour garder contact avec votre équipe et vos collègues dans un contexte de télétravail, il existe de nombreuses solutions, plus ou moins informelles, mais toutes également efficaces.
Messagerie instantanée
D’abord Slack, c’est la messagerie instantanée que nous utilisons chez Morning. Il permet de discuter individuellement avec ses collègues, de créer des « chaînes » de conversation, de s’envoyer des documents, et surtout d’intégrer d’autres services que l’on utilise au quotidien comme Dropbox ou Asana. Le service est gratuit jusqu’à 10 000 messages et jusqu’à 10 outils intégrés.
Si vous êtes sur Microsoft, vous pourrez alors préférer Microsoft Teams, l’équivalent de Slack, sauce Windows. Le logiciel permet à peu de choses près les mêmes fonctionnalités que Slack. Il existe également une version gratuite jusqu’à 300 collaborateurs qui depuis le 10 Mars permet d’ajouter plus d’utilisateurs et comprend des fonctions supplémentaires. Et pendant 6 mois, l’accès à la première formule payante est gratuite.
Enfin, ne négligeons pas WhatsApp, qui permet de manière plus informelle de créer des groupes de discussion. L’outil idéal pour prendre des nouvelles de ses collègues, dire bonjour, s’envoyer de vacances dans son appartement, ou autre.
Emails et gestion de courriers
Les emails restent la colonne vertébrale de la communication professionnelle, même à l'ère du télétravail. Mais attention, ne vous laissez pas submerger par tous vos messages ! Parmi les clients de messagerie performants, on trouve Gmail, l'incontournable de Google, avec son interface intuitive et ses fonctionnalités avancées.
Outlook reste le choix privilégié des entreprises utilisant la suite Microsoft 365, tandis que Thunderbird offre une alternative open-source pour les amateurs de la personnalisation.
Pour la gestion d'emails, des outils comme SaneBox, un assistant IA, triera vos emails et vous aidera à atteindre le mythique "Inbox Zero".
N'oubliez pas de créer une signature email attrayante et informative. Des outils comme WiseStamp ou MySignature peuvent vous aider à créer une signature qui fait bonne impression, même à distance.
Plateformes d'entreprise
Les plateformes d'entreprise sont devenues essentielles pour les équipes en télétravail. Elles centralisent la communication, la gestion de projets et le partage de documents. Microsoft 365 (anciennement Office 365) offre une suite complète avec SharePoint pour la gestion documentaire, OneDrive pour le stockage cloud, et Teams pour la communication.
De son côté, Google Workspace (anciennement G Suite) propose un écosystème complet avec Google Drive pour le stockage et le partage de fichiers, Google Docs, Sheets et Slides pour la collaboration en temps réel, et Google Meet pour les visioconférences.
Notion gagne en popularité comme plateforme tout-en-un, offrant la gestion de projets, un wiki d'entreprise et des bases de données personnalisables.
Pour les visioconférences : Axes majeurs de la collaboration en télétravail
Parce que se parler c’est bien, mais parfois, se voir, c’est mieux. Sans oublier de se demander au préalable si cette réunion n’aurait pas pu être simplement un email. En tout cas, là encore, il y a du choix.
Logiciels de visioconférence
Chez Morning nous utilisons Meet, l’outil de vidéoconférence créé par Google. De nombreuses entreprises utilisent quant à elles Skype (Microsoft) ou encore FaceTime (Apple). Si vous n’êtes équipés d’aucun de ces outils, alors voilà une rapide sélection d’outils gratuits ou remisés pendant cette période de coronavirus.
D’abord le nouveau champion de la webconference : Zoom, qui a levé sa limite de 40 minutes de conférences pour sa version gratuite, du fait de l’épidémie. De son côté, Whereby, un outil simple gratuit jusqu’à quatre écrans, permet également le partage d’écran pour présenter ses documents, présentations.
La solution de webconférence Webex, développée par Cisco est de son côté gratuit pendant 4 mois en ce moment. Join.me présente lui aussi des avantages. Il ne nécessite aucune installation ou plugin, un lien unique à partager est généré depuis le site internet. L’outil dispose d’une version « de base » gratuite.
LifeSize propose aux utilisateurs 6 mois d’accès avec sessions illimitées. Enfin, l’astuce du chef : si vous êtes trop nombreux, ne pas négliger la possibilité d’un live youtube. Pour une allocution ou le passage d’une seule information, c’est très utile. L’inconvénient, une seule personne parle, mais tout le monde peut poser ses questions. Et c’est gratuit.
Pour une bonne collaboration des équipes en télétravail
Maintenant que la réunion s’est déroulé de la meilleure des manières, il faut passer à l’action ensemble. Pour bien s’organiser, là encore, on trouve plusieurs solutions.
Outils de gestion de projets
D’abord Asana, notre petit chouchou dans l’équipe Morning. Il s’agit d’un outil de gestion de projet, qui permet simplement de créer des projets, puis à l’intérieur, des tâches. D’attribuer celles-ci à des responsables et enfin de leur fixer une échéance. Tout est clair, simple et transparent. Un outil terriblement efficace. L’étude de cas de notre usage est ici.
Autre outil de gestion de projet, Trello, qui permet d’organiser ses projets sous forme de tableau et de voir en temps réel l’avancement de ces derniers. De plus, les colocs Frontier ont développé un « power up » Trello qui permet de « convertir ses notifications Trello en cartes en les centralisant sur votre propre board personnel de productivité ». Nom de code : Straw.
Pour rassembler votre documentation d’équipe, plusieurs choix s’offrent également à vous. Google Drive d’abord, qui permet de stocker vos différents documents, Sheets, présentations.
Et sinon vous pouvez découvrir les colocs de Slite, que l’on utilise également chez Morning. Slite centralise toute la documentation d’équipe (notes de réunion, documents, projets) sur la même architecture et simplicité que Slack. Les colocs de Wisembly développent des solutions collaboratives pour que tout le monde soit mis en capacité d’apporter sa pierre à l’édifice et manière engageante. Au menu : Q&A's, votes, quiz, questionnaires. De quoi dynamiser vos moments de rencontres à distance. Ils offrent également 3 mois pour l'achat d'une licence.
Klaxoon offre 3 mois d’essai gratuit à sa plateforme d’outils collaboratifs. Ils permettent de faire des réunions, des ateliers de travail, gérer des projets à distance, depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone.
Enfin, Collect permet d'automatiser la récupération de documents. Il suffit dans Collect de préciser de quels documents on a besoin, pour quand et de programmer des rappels automatiques. Ensuite, la solution se charge d'envoyer un email aux destinataires et de les relancer si besoin. Un workflow se charge alors de valider les documents reçus.
Espaces de travail collaboratifs
Pour collaborer efficacement avec vos collègues à distance, il est essentiel d'utiliser des outils qui permettent le partage d'espaces de travail virtuels. Ces outils facilitent le travail d'équipe, même lorsque vous n'êtes pas physiquement au même endroit.
- Documents et feuilles de calcul partagés
La collaboration à distance, c'est aussi pouvoir travailler ensemble sur les mêmes documents. Et dans ce domaine, plusieurs choix s'offrent à vous.
Google Drive s'impose comme une référence. Il permet de stocker vos différents documents, feuilles de calcul (Sheets) et présentations. La force de Google Drive ? La collaboration en temps réel. Plusieurs personnes peuvent travailler sur le même document simultanément, ce qui est un vrai plus pour la productivité.
Mais Google n'est pas le seul sur ce créneau. Microsoft 365 offre également une suite complète d'outils collaboratifs en ligne, avec Word, Excel et PowerPoint accessibles depuis le cloud. L'avantage ? Une intégration parfaite si vous utilisez déjà les outils Microsoft au quotidien.
Et si vous cherchez quelque chose de plus spécialisé, découvrez Slite, que l'on utilise également chez Morning. Slite est l'outil idéal pour créer une base de connaissances partagée et facilement accessible à toute l'équipe.
- Outils de brainstorming en ligne
Le télétravail ne doit pas être un frein à la créativité collective. Heureusement, il existe des outils fantastiques pour stimuler l'innovation, même à distance.
Commençons par Mural, une plateforme de collaboration visuelle qui gagne en popularité. Mural offre un espace de travail digital où les équipes peuvent se réunir pour explorer et résoudre des problèmes de manière créative. Avec ses templates préconçus pour différents types de brainstorming et ses fonctionnalités intuitives, Mural facilite grandement les sessions de réflexion collective à distance.
Un autre outil intéressant est Stormboard. Cette plateforme combine les avantages d'un tableau blanc virtuel avec ceux d'un outil de gestion de projet. Vous pouvez créer des "tempêtes d'idées" visuelles, organiser vos pensées avec des post-its virtuels, puis transformer facilement ces idées en tâches concrètes. C'est l'outil idéal pour passer de la phase de conception à la phase d'exécution en douceur.
Pour ceux qui cherchent une expérience plus immersive, Conceptboard mérite votre attention. Cette plateforme offre un espace de travail visuel infini où vous pouvez importer pratiquement n'importe quel type de contenu - images, documents PDF, vidéos - et collaborer dessus en temps réel. Sa fonction de téléconférence intégrée permet de discuter des idées tout en travaillant sur le tableau, créant ainsi une expérience de brainstorming vraiment interactive.
Maintenant, vous devriez être bien équipé pour vos jours de télétravail !
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