Alors que l'IA promet des gains de productivité très significatifs pour la fonction RH, seuls 38% des responsables l'ont déjà envisagée (étude Opinion Way - mai 2024). Une transformation pas si simple donc, qui s'explique par de multiples raisons, variables selon les activités RH et les organisations.
Pour avancer sereinement et parler concrètement des applications de l'Intelligence Artificielle dans le secteur des ressources humaines, nous avons demandé à Lucas Picot, responsable de la data RH chez Alan, de nous dévoiler quelques pratiques qui permettent à son entreprise d'optimiser ses processus RH grâce à l'IA.
L'objectif n'est pas de remplacer l'humain, mais de l'augmenter, en améliorant certains processus, en accompagnant de façon plus efficace vos équipes en leur fournissant de meilleurs outils.
Raison n°1 : Pour retrouver vos infos, facilement
La première application de l'IA - une des plus simples - est de vous simplifier l'accès aux informations et aux documents. Grâce à un assistant IA sur Dust conçu à cet effet, vous pouvez lui demander : "Quelle est la dernière fois que j'ai évoqué tel ou tel sujet ? Retrouve le document qui parle de X?" L'assistant va rechercher les infos nécessaires en parcourant l'ensemble de vos bases de données internes : Notion, GitHub, Google Drive ou même des messages Slack.
Cette fonctionnalité va permettre notamment aux nouveaux "Alaners" d'accélérer leur onboarding. Ils peuvent interroger l'assistant Dust directement pour éviter de faire des recherches fastidieuses sur Google Drive ou dans les dossiers. L'IA leur apporte les informations et les liens vers les bons documents.
Raison n°2 : Pour se mettre les idées au clair
Une autre application consiste à décomposer des discussions complexes en éléments plus simples pour pouvoir y réfléchir et aborder les problèmes, morceau par morceau.
C'est particulièrement utile quand on aborde un nouveau sujet ou lorsqu'on a besoin de se remémorer le contenu d'une discussion qui s'est étalée sur plusieurs semaines, ou qui contient beaucoup d’éléments. Vous pouvez alors copier tout le contenu dans Dust et lui demander : "Peux-tu décomposer ces contenus en plusieurs points et donner les arguments principaux de chaque contributeur ?"
Cela permet de tout se remémorer et de repartir sur une base claire, plutôt que d'essayer de tout reconstituer mentalement au risque de s'embrouiller.
Raison n°3 : Pour permettre aux équipes de mieux formuler leurs feedbacks
Chez Alan, nous avons aussi mis en place un assistant Dust qui permet de transformer des retours bruts en feedbacks constructifs et conformes aux bonnes règles de la communication non violente.
Concrètement, chacun va rapidement enregistrer un mémo vocal en listant les points à améliorer du travail de son collègue ainsi que ses points forts. Après avoir retranscrit son audio (via Gladia par exemple), le script est partagé à l'assistant @feedback qui va reformuler ces retours de manière claire et structurée, tout en utilisant les principes de la communication non-violente.
Raison n°4 : Pour répondre aux demandes des Alaners
Au quotidien, un service RH doit répondre à énormément de questions de la part des salariés. Chez Alan, chacune des 11 personnes du pôle RH va y consacrer une journée d'”astreinte” toutes les deux semaines environ, journée pendant laquelle ils seront “Oncall”.
Pour faciliter cette journée Oncall, un assistant IA a été branché à Slack (service de messagerie interne) et répond directement aux questions des salariés.
Comment ça marche ? Après avoir lu la question adressée par un Alaner à @people_oncall, l'assistant va parcourir la base de données interne pour proposer sa réponse. De son côté, le ou la RH oncall - qui a également reçu la notification - va parcourir la question et prendre le relais si besoin.
S'il manque des détails, si la réponse fournie n'est pas claire (voire incorrecte) ou nécessite une action manuelle, l’Alaner oncall répond directement dans le fil de conversation.
Raison n°5 : Pour améliorer les recrutements
Sur la partie recrutement, il y a eu de grosses réflexions sur la valeur ajoutée de l’IA.
Chez Alan, deux applications sont en cours de test actuellement, chacune reposant sur le consentement des candidats interviewés qui voient leurs entretiens enregistrés.
La première application nous permet d'améliorer à la fois les notes prises pendant un entretien et la qualité du feedback fourni au candidat. Sur le même principe que le point n°3, il s'agit d’obtenir un transcript de la conversation avec le candidat, puis de le donner à un assistant IA sur Dust.
En s'appuyant sur cette matière, l'intervieweur va pouvoir demander à son assistant une synthèse détaillée, en mettant en lumière - de façon exhaustive - les points forts du candidat pendant l’entretien et ses points d'amélioration. Cette approche permet d'identifier des détails qui auraient pu nous échapper mais aussi de pousser la qualité de nos feedbacks.
Raison n°6 : Pour faciliter les sessions "coaching" en interne
Toutes les deux semaines, chaque Alaner profite d'un coaching transmis par un autre "Alaner" pendant 30 à 45 minutes.
Le coaching est le principal moteur pour permettre aux Alaners de devenir la meilleure version d'eux-mêmes au travail, en se concentrant sur l'engagement et la croissance. Ces sessions internes peuvent s'apparenter à une séance de psychologie portée sur ses objectifs de travail : Qu'est-ce qu'on a appris dans les deux dernières semaines ? Qu'est-ce qui ne m'a pas plu ? Comment a-t-on envie d'évoluer ? Qu'est-ce qui nous a posé problème récemment ? Qu'est-ce qui est vraiment chouette ? Ce qui m'a rempli d'énergie ?
Pour améliorer ces sessions, l'IA peut intervenir à plusieurs niveaux, avant et après chaque session.
Un ou deux jours avant la session, le "coaché" doit transmettre à son coach la liste des points qu'il souhaite aborder. Ce dernier pourra alors préparer des conseils en demandant à l'IA quelques idées et conseils à partager pendant la session. L'IA peut être très forte sur ces points, surtout quand elle est appuyée sur un bon prompt et de la documentation interne.
Après la session, le coach peut également récupérer le script de l'échange pour demander à l'assistant de nouveaux conseils pour la prochaine session, mais également des pistes pour s'améliorer en tant que coach.
Tout est possible à partir d'une matière bien renseignée et d'un assistant bien construit.
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=> Envie d'en savoir plus ? L'équipe Morning vous invite à une table ronde le mardi 17 septembre, de 9h00 à 10h30, chez Morning Concorde - 4 rue Royale à Paris. L'événement réunira Pauline Pham (Responsable des opérations chez Dust), Lucas Picot (Expert IA au sein du pôle RH chez Alan) et Marie Barbier (DRH Morning).
=> Avis à ceux qui souhaitent développer leurs processus RH grâce à l'IA : n'hésitez pas à nous faire part de vos expériences ou de vos questions dans les commentaires ci-dessous !
Notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner.
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