Imaginez-vous arriver chaque matin dans un bureau chaleureux, confortable et parfaitement adapté à vos besoins. Ne vous sentiriez-vous pas plus motivé et créatif ? C’est en tout cas ce que pensent 72% des actifs, selon une étude d’ACTINEO. Pour eux, l’entreprise doit offrir des espaces de travail encore mieux qu’à la maison pour donner envie de venir au bureau.
Car oui, ces espaces où nous passons une grande partie de nos journées sont de véritables seconds « chez-nous », qui influencent grandement notre bien-être et notre productivité.
Et les bénéfices ne s’arrêtent pas là ! Un aménagement soigné des bureaux renvoie une image positive de votre entreprise auprès de vos clients et prospects. C’est un véritable atout pour instaurer un climat de confiance et booster votre performance.
Dans cet article, nous vous livrons 5 conseils pour optimiser le bien-être au travail et l’efficacité, tout en véhiculant l’identité unique de votre entreprise. Notre équipe a déjà accompagné plus de 30 clients sur leurs projets de réaménagement.
Conseil n°1 : Choisir sa localisation, au regard de ses critères et de ses moyens
L’environnement de travail est un facteur clé qui influence directement la productivité, le bien-être et la créativité des employés. Un espace de travail idéalement situé et bien aménagé peut non seulement améliorer l’efficacité quotidienne, mais aussi renforcer le sentiment d’appartenance et la satisfaction au travail.
Selon une étude menée par HelloWork en 2021, la localisation est un critère essentiel pour 79% des Français lorsqu’ils cherchent un emploi. Plus précisément, la moitié des salariés estiment que le trajet domicile-travail ne devrait pas excéder 30 minutes. Ces chiffres mettent en lumière l’importance stratégique du choix de l’emplacement pour les entreprises.
Mais, la localisation n’est qu’un des nombreux leviers à actionner pour valoriser votre espace de travail et renforcer votre marque employeur. Les équipements proposés, les services disponibles sur place et la mise en place d’une politique de télétravail adaptée sont autant d’éléments qui contribuent à créer un environnement de travail attractif et épanouissant pour vos collaborateurs. (pour en savoir + consultez « La localisation de son espace de travail, un critère incontournable ?« )
Les équipes de Morning vous accompagnent sur la phase Audit/Conseil de vos projets pour vous permettre de vous poser les bonnes questions et définir les critères importants pour votre entreprise et vos équipes.
Un emplacement stratégique : un atout majeur pour votre entreprise
Dans un contexte où les salariés accordent une importance croissante à leur équilibre vie professionnelle/vie personnelle, la localisation de l’entreprise et les services qu’elle propose deviennent des critères de choix déterminants pour les candidats. Les entreprises doivent s’adapter à ces nouvelles attentes pour attirer et fidéliser les talents.
Les entreprises qui s’implantent à proximité des gares et des transports en commun bénéficient d’un avantage concurrentiel significatif. En effet, les salariés considèrent de plus en plus le temps de transport comme un temps perdu, et recherchent activement des employeurs qui leur permettent de réduire ces trajets. Marie Barbier, DRH chez Morning, constate d’ailleurs une augmentation du nombre de candidats qui s’enquièrent de la politique de télétravail de l’entreprise dès les premiers entretiens.
Si toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre une localisation en centre-ville ou à proximité immédiate des transports, il existe néanmoins des solutions alternatives pour renforcer leur attractivité.
Les entreprises éloignées des centres urbains peuvent compenser cet inconvénient en proposant des services et des activités qui répondent aux besoins de leurs collaborateurs. En effet, si la distance domicile-travail est incompressible, il est possible de réduire, voire de supprimer, d’autres trajets contraignants : salle de sport, cours de développement personnel, courses, crèche, etc.
Conseil n°2 : Évaluer avec précision le nombre de postes de travail
La définition la plus courante du flex office décrit un mode d’organisation du travail qui supprime les bureaux fermés et les postes de travail attribués à chaque salarié. Dans une organisation en flex office, les locaux de l’entreprise proposent différents espaces de travail, permettant aux collaborateurs de s’installer où ils le souhaitent dans des open-spaces où les postes de travail sont partagés.
Cette pratique se répand de plus en plus dans diverses organisations. L’expérience du flex office révèle de nombreux avantages, mais aussi certaines limites. Au-delà du gain d’espaces et d’économie financière qui en découle, les organisations gagnent également en transversalité et en agilité.
Le flex office permet d’adapter les postes de travail aux besoins spécifiques de chacun en termes d’espace et de ressources. Il permet également de réduire le nombre de postes nécessaires. En général, les postes en open space représentent entre 60% et 70% de l’effectif total. Cependant, il est important de ne pas surestimer les économies réalisées, car une partie des surfaces libérées par la réduction des postes sera transformée en espaces dédiés à d’autres usages, tels que des salles de réunion, des espaces de concentration ou des zones de création.
Prévoir un nombre de postes légèrement supérieur aux besoins identifiés
Chaque entreprise doit définir un ratio de postes de travail adapté à ses besoins spécifiques, en prenant en compte sa politique de télétravail et ses perspectives de recrutement. Pour garantir une transition réussie vers le flex office, il est recommandé de prévoir un nombre de postes légèrement supérieur aux besoins identifiés. Cette approche permet d’anticiper les éventuelles évolutions de l’effectif, notamment dans le cas d’une entreprise en forte croissance qui pourrait recruter jusqu’à 50 nouveaux collaborateurs en un an.
Pour les organisations souhaitant obtenir une estimation précise du nombre de postes nécessaires, il est possible d’utiliser un calculateur de postes. Cet outil permet de prendre en compte les différents paramètres propres à chaque entreprise et de simuler différents scénarios pour optimiser l’aménagement des espaces de travail.
La taille de l’organisation influencera directement le nombre d’open spaces à mettre en place. Ces espaces pourront être attribués par pôle métier (développement, administration, marketing, communication), afin de répondre aux besoins spécifiques de chaque équipe.
Conseil n°3 : Sélectionner un mobilier ergonomique pour aménager votre bureau
Si vous passez de longues heures assis devant votre bureau, vous pouvez faire la connaissance des troubles musculo-squelettiques. Ces petites douleurs qui nous gâchent la vie au quotidien, souvent causées par de mauvaises postures. Mais rassurez-vous, on a la solution pour vous éviter d’être impacté.
Le secret, c’est d’aménager votre espace de travail avec du mobilier et des équipements ergonomiques. Choisir les bons meubles pour votre bureau est crucial pour maintenir une posture correcte et augmenter la productivité. Ces petits ajustements peuvent faire des miracles pour réduire les risques de mal de dos, de douleurs dans les trapèzes, au poignet et même la fatigue oculaire.
Le vrai game-changer, ce sont les bureaux réglables en hauteur, aussi appelés bureaux assis-debout. Ces petites merveilles vous permettent d’alterner entre la position assise et debout tout au long de la journée, ce qui booste la circulation sanguine et réduit la pression sur votre dos. C’est la tendance du moment, et on comprend pourquoi !
Investir dans une bonne chaise de bureau
Commençons par la base pour une bonne posture au travail : la chaise de bureau. C’est votre meilleure alliée pour des journées de travail sans douleur. Elle doit être comme un gant, épouser parfaitement votre morphologie avec un bon soutien pour le dos et les bras. Et surtout, elle doit être réglable à souhait pour s’adapter à tous vos besoins.
Mais ne vous arrêtez pas là ! Pensez aux petits plus qui font toute la différence : des supports pour les ordinateurs portables, des écrans réglables en hauteur pour éviter le torticolis, et même des souris et claviers ergonomiques.
Attention, ne vous fiez pas uniquement à l’apparence pour choisir votre chaise. Les modèles les plus chers ne sont pas toujours les plus confortables. Le secret, c’est de vérifier toutes les options de réglage disponibles. Une chaise ergonomique digne de ce nom doit pouvoir s’adapter à toutes vos activités.
Côté budget, comptez entre 350 et 1500 euros pour une chaise de qualité. Ça peut paraître un investissement, mais croyez-moi, le dos de vos collaborateurs vous remerciera.
Critères de choix d’un bureau ergonomique
Votre bien-être au travail passe par un bureau ergonomique, qui s’adapte parfaitement à votre morphologie, comme un petit bijou personnalisé.
La hauteur idéale en position assise ? Entre 65 et 74 cm, ni plus ni moins ! Et pour une expérience optimale, optez pour une profondeur de 80 à 110 cm et un écart de 20 à 26 cm entre le plan de travail et votre siège. C’est la recette magique pour un confort absolu.
Dans notre monde professionnel trépidant, rester assis ou debout pendant des heures peut devenir un véritable défi pour notre corps. Mais rassurez-vous, la solution est simple comme bonjour : il suffit de varier les postures et d’alterner entre la position assise et debout, c’est le secret pour garder une posture dynamique et améliorer votre confort et votre efficacité au travail.
Les bureaux à hauteur réglable sont de véritables alliés dans cette quête du bien-être. Grâce à leur fonctionnalité assis-debout, ils s’adaptent à toutes les morphologies et à tous les besoins. Que vous soyez grand, petit, ou entre les deux, votre espace de travail devient votre partenaire sur mesure.
Conseil n°4 : Connecter son espace façon « Smart Office »
Comme son nom l’indique, le smart office est un environnement de travail intelligent. Associé à de nombreux outils innovants, il améliore significativement l’expérience collaborateur et renforce indirectement la marque employeur. De nombreuses entreprises optent désormais pour ce concept innovant et tous ses avantages pour accompagner la mise en place de leur outil de flex office.
Le smart office est généralement source de bien-être pour les collaborateurs. Il permet également d’être plus attractif aux yeux des talents. Mettre à disposition des environnement de travail plus avancés sur le plan technologique est efficace afin d’attirer et fidéliser les employés les plus prometteurs.
Des outils informatiques pour une meilleure gestion du temps
Le smart office, c’est bien plus qu’une simple accumulation de gadgets high-tech. C’est un environnement de travail pensé pour s’adapter aux différents besoins des employés, que ce soit la concentration, la collaboration ou la créativité. En optimisant chaque espace, on obtient des employés épanouis et productifs.
Pour vous aider à gérer au mieux votre temps et vos ressources, plusieurs outils sont à votre disposition. On vous propose par exemple de mettre en place un outil de réservation de postes de travail pour organiser le flex office dans vos bureaux.
Chez Morning, nous avons développé une application pour faciliter la vie de nos collaborateurs au quotidien. Elle leur permet de réserver en un clic des salles de réunion ou des postes nomades parmi les différents espaces de travail à Paris et en banlieue proche. L’application permet aussi de s’inscrire facilement aux événements internes pour ne rien manquer. Et en cas de problème ou de demande particulière, les collaborateurs peuvent contacter directement le référent de l’espace via l’app, pour ne jamais se sentir livrés à eux-mêmes.
On retrouve d’autres outils tels que :
– des capteurs IoT (technologie plus ou moins complexe qui mesure des données et détecte des changements dans l’environnement) pour surveiller l’occupation et la qualité de l’air en temps réel,
– des outils de collaboration comme des tableaux blancs en ligne et des visioconférences,
– des applications de gestion de communauté comme Workplace pour faciliter les interactions entre membres,
– des systèmes de sécurité intelligents pour le contrôle d’accès via un smartphone ou un badge d’entreprise,
– des plateformes de gestion énergétique pour optimiser l’environnement,
– des applications de productivité comme Asana ou Trello pour favoriser la concentration et réduire le stress,…
Des outils innovants à tous les étages pour une expérience collaborateur réussie et une marque employeur attractive pour les talents.
Conseil n°5 : Intégrer des éléments de décoration inspirants
Avec la généralisation du home office, les collaborateurs sont de plus en plus exigeants sur la qualité de leur lieu de travail et attendent que ce dernier soit mieux équipé que leur domicile. Par ailleurs, l’environnement de travail doit s’adapter aux activités des collaborateurs.
Selon une étude menée par BVA pour Salesforce, 59% des salariés considèrent le bien-être au travail comme un enjeu majeur. Et devinez quoi ? Des bureaux bien aménagés et joliment décorés, ça booste le moral des troupes et ça renforce le sentiment de considération des employés. En plus, ça donne une image dynamique de l’entreprise, ce qui aide à garder les talents. Que demander de plus ? Vous pouvez également utiliser les murs pour afficher des œuvres d’art ou des graphiques inspirants qui renforcent la créativité et l’engagement.
Par ailleurs, la présence de lumière naturelle peut radicalement transformer un espace de travail. Alors, assurez-vous que votre espace de travail bénéficie d’une bonne exposition à celle-ci. La lumière du soleil, c’est le jackpot pour votre santé mentale. Ça booste votre synthèse de vitamine D et réduit même le stress.
L’importance de l’éclairage et des couleurs pour un environnement de travail optimal
L’aménagement d’un espace de travail nécessite une attention particulière à trois éléments clés : l’éclairage, les couleurs et la présence de plantes. Ces facteurs influencent directement le bien-être, la productivité et la créativité des employés.
Un éclairage de qualité, alliant lumière naturelle et artificielle, est essentiel pour créer un environnement de travail confortable et stimulant. Privilégiez la lumière naturelle en positionnant les postes de travail près des fenêtres et en utilisant des stores ou des rideaux pour moduler l’intensité lumineuse. Complétez avec un éclairage artificiel LED, en combinant un éclairage général et des lampes de bureau individuelles pour une flexibilité optimale.
Le choix des couleurs joue également un rôle crucial dans l’aménagement des bureaux. Optez pour des tons neutres ou pastel, comme l’écru, le blanc crème ou le gris taupe, pour créer une ambiance sereine et propice à la concentration. Intégrez des touches de bleu et de vert, réputées pour leurs vertus apaisantes. Veillez à aligner les couleurs avec le style global de l’entreprise pour une cohérence esthétique.
N’oubliez pas d’ajouter des plantes dans vos espaces de travail. Elles purifient l’air en absorbant les substances chimiques et les ondes émises par les appareils électroniques, tout en contribuant à créer une ambiance plus saine et agréable. La présence de plantes favorise la concentration, la motivation et la productivité des employés, tout en renforçant l’image de marque employeur de l’entreprise.
En combinant judicieusement ces éléments, vous créerez un environnement de travail optimal, où il fait bon travailler, créer et se détendre. L’exemple de Morning Laffitte, avec sa grande cour intérieure vitrée et arborée, illustre parfaitement l’impact positif d’un aménagement bien pensé sur le bien-être et la performance des équipes.
Conseil n°6 : Équiper son espace pour une expérience bien-être
Les équipements et les services proposés par l’entreprise jouent un rôle essentiel dans le bien-être des employés. Un espace de travail bien équipé, offrant des services variés, peut considérablement améliorer la qualité de vie professionnelle et la satisfaction des collaborateurs.
Chez Morning, nous créons des espaces de travail pensés pour le bien-être des employés, avec des salles de réunion équipées de technologies de visioconférence, des espaces de détente confortables, des coins cuisine et des salles de sport bien équipées. Notre application permet aux collaborateurs d’accéder à des services tels que le service nomade, offrant un accès illimité à des postes de travail tout équipés, ainsi qu’à plus de 40 salles de réunion. Pour améliorer la santé mentale de leurs employés, les entreprises disposent donc de nombreux leviers à mettre en place en interne.
4 leviers à activer pour le bien-être des salariés
☞ Intégrer un maximum de services
Si la distance domicile-travail reste souvent incompressible, votre espace de travail peut contribuer à diminuer bien d’autres trajets du quotidien de vos collaborateurs. En intégrant des services et activités judicieusement choisis, vous pouvez leur faire gagner un temps précieux.
Salle de sport intégrée, cours de théâtre ou de développement personnel, conciergerie pour les tâches du quotidien, crèche d’entreprise… Les possibilités sont multiples pour faciliter la vie de vos équipes et renforcer leur engagement. Vos employés n’auront plus à multiplier les déplacements pour accéder à ces services.
N’hésitez pas à sonder directement les attentes et besoins de vos collaborateurs. Vous pourrez ainsi concevoir un espace de travail répondant au mieux à leurs envies, pour un impact optimal sur leur bien-être et leur efficacité. Transformez votre espace de travail en véritable hub de services pour une meilleure expérience collaborateur.
☞ Adopter une politique souple sur le télétravail
Face à la frilosité de certains grands groupes en matière de télétravail, les entreprises qui font le choix de l’ouverture se démarquent sur le marché de l’emploi. En proposant des modalités de travail à distance attractives, vous pouvez compenser un emplacement géographique moins favorable et attirer les meilleurs profils.
Mais le télétravail ne doit pas se faire au détriment du lien social et de la cohésion d’équipe, essentiels à l’engagement et à la performance. Pour rendre les journées de présence au bureau incontournables, misez sur des moments fédérateurs et porteurs de sens.Team buildings, ateliers de co-développement, sessions de créativité…
Autant d’occasions de tisser des liens, de partager et de se ressourcer. En alternant intelligemment travail à distance et présence au bureau, vous créez une dynamique vertueuse pour vos collaborateurs.
☞ Ouvrir son espace
Pour réussir la transition vers le flex office, votre espace de travail doit être repensé et adapté. Cette transformation passe par deux axes complémentaires : l’aménagement fonctionnel et la création d’espaces dédiés aux interactions.
Côté aménagement, place aux équipements indispensables au travail flexible : casiers individuels pour le rangement, bureaux partagés modulables, phone box pour les appels confidentiels… Autant d’éléments clés pour offrir à vos collaborateurs un environnement de travail adapté à leurs besoins.
Mais un espace de travail performant ne se limite pas à son aspect fonctionnel. Pour favoriser la cohésion d’équipe et la créativité, ouvrez votre espace en créant des zones dédiées aux échanges et aux événements. Espaces de coworking, coins café, salles de créativité… Multipliez les points de rencontre pour encourager les interactions spontanées et le partage d’idées.
☞ Soigner les équipements et l’aménagement
Dans un contexte de travail hybride, l’aménagement de votre espace de travail est un levier clé pour inciter vos équipes à revenir au bureau. Pour créer un environnement attractif et fonctionnel, misez sur un agencement adapté au flex office.
Casiers individuels pour un rangement optimal, bureaux partagés modulables pour s’adapter aux besoins du moment, cabines acoustiques pour des appels téléphoniques confidentiels… Intégrez des équipements pratiques et ergonomiques pour faciliter le travail de vos collaborateurs.
Mais pour favoriser les interactions et la cohésion d’équipe, allez plus loin en créant des espaces dédiés aux échanges et aux événements. Espaces de coworking conviviaux, coins détente propices aux discussions informelles, salles polyvalentes pour les réunions… Multipliez les occasions de rencontres et de partage. (lire à ce sujet : 5 conseils pour réussir son aménagement “flexoffice”)
Un espace bien équipé au design attractif motivera les salariés à venir sur place pour leurs journées de travail. Pour les équipements, des sièges ergonomiques, des salles de réunion équipées, et un réseau irréprochable seront autant d’arguments de poids pour faire venir les collaborateurs.
Quant au design, il est crucial de se pencher dessus. Dès l’entretien d’embauche, l’esthétique de l’espace doit marquer les esprits. Même sur les offres d’emploi, un espace chaleureux attire les regards.
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☞ 5 conseils pour réussir son aménagement « flexoffice »
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