Comment animer une réunion ?

Vous connaissez sûrement cette situation : encore une réunion qui aurait pu être un email. Un sentiment largement partagé puisque, selon une étude Slack menée auprès de plus de 10 000 travailleurs, plus de deux heures par jour passées en réunion marquent le point de bascule où la productivité commence à chuter significativement.Plus révélateur encore, plus d'un quart des employés (27%) estiment passer trop de temps en réunion, un chiffre qui grimpe à 55% chez les cadres dirigeants.

De la préparation à l'animation, en passant par le choix du format et l'évaluation des résultats, découvrons ensemble comment transformer vos réunions en moments vraiment productifs. Pas de recette miracle, mais des solutions concrètes et testées sur le terrain.

1. Les enjeux d'une réunion efficace

Booster sa productivité

L'étude Slack révèle un constat sans appel : au-delà de deux heures quotidiennes en réunion, la majorité des employés se sentent submergés. Cette surcharge a un impact direct sur leur capacité à se concentrer - les personnes passant trop de temps en réunion sont deux fois plus susceptibles de manquer de temps pour leur travail de fond. Un cercle vicieux s'installe alors : plus on passe de temps en réunion, moins on est productif, ce qui génère le besoin de nouvelles réunions.

Économiser du temps et de l’argent

L'impact financier des réunions inefficaces est considérable. Selon une étude Ifop, une personne moyenne consacre environ 16% de sa vie professionnelle à des réunions inutiles. Au-delà du coût financier direct pour les entreprises, ces réunions improductives génèrent une frustration croissante chez les collaborateurs, affectant leur engagement et leur motivation car ils sont empêchés de travailler sur des sujets de fonds. 

2. Bien préparer sa réunion

Définir les objectifs de la réunion

La méthode SMART constitue un excellent cadre pour structurer vos objectifs de réunion. Un objectif Spécifique permet de définir clairement le résultat attendu.
Il doit être être Mesurable et ainsi évaluer son atteinte, Atteignable pour maintenir la motivation, Réaliste au regard des ressources disponibles, et Temporellement défini pour créer un sentiment d'urgence positive.

La répartition des rôles s'avère tout aussi cruciale. L'organisateur pose le cadre et garantit l'atteinte des objectifs. Le timekeeper veille au respect du timing, tandis que le scribe capture les points essentiels. Enfin, le facilitateur dynamise les échanges et maintient l'engagement de tous les participants.

Choisir le bon format pour se retrouver

Le choix du format dépend de plusieurs facteurs interdépendants. 

La nature du sujet, qu'il soit stratégique, routinier ou créatif, influence directement le type de réunion à privilégier. Le profil et la localisation des participants, tout comme le budget et les contraintes logistiques, orientent également ce choix crucial.

☞ Le format présentiel favorise une communication plus riche, tant verbale que non verbale. Il renforce la cohésion d'équipe et se révèle particulièrement adapté aux sujets sensibles ou complexes.
☞ Le distanciel, quant à lui, offre une grande flexibilité et facilite l'organisation, mais nécessite des sessions plus courtes pour maintenir l'attention.

☞ Le format hybride combine les avantages des deux approches. Il permet une meilleure inclusion des équipes et s'adapte aux contraintes individuelles. Cependant, il requiert une animation particulièrement soignée et un équipement adapté pour garantir une expérience équitable entre participants présents et distants.

Créer un agenda clair et précis

Un agenda efficace s'articule autour de séquences de 15 à 20 minutes, permettant de maintenir l'attention des participants. Il prévoit systématiquement des temps dédiés aux questions et des pauses stratégiques pour les réunions dépassant une heure. La diffusion des documents préparatoires en amont permet à chacun d'arriver préparé et d'optimiser le temps d'échange.

3. Impliquer les participants

Gestion des personnalités

L'art d'animer une réunion réside dans la capacité à gérer différentes personnalités. Les bavards nécessitent un cadre bienveillant mais ferme. Les timides ont besoin d'être sollicités avec délicatesse pour partager leurs précieux points de vue. Les opposants peuvent devenir de véritables atouts lorsque leurs objections sont transformées en opportunités d'amélioration. Quant aux contributeurs actifs, la valorisation de leurs apports encourage une dynamique positive. Charge à l'animateur d'arriver à jongler entre toutes ces personnalités pour en extraire le meilleur.

Les techniques classiques pour engager

Le PowerPoint, ou autres formats existants, restent des alliés précieux pour vos présentations, à condition de suivre quelques règles simples. Le mot d’ordre est “allégez”.

Visez dix slides maximum pour une présentation de vingt minutes. Concentrez-vous sur une seule idée forte par diapositive. Et pour garder l'attention de votre audience, privilégiez les visuels : ils doivent occuper 70% de vos slides, contre 30% pour le texte.

Pour rendre vos échanges plus vivants et pendant les réunions, il vous faut donner un cadre simple à la prise de parole. Accordez deux à trois minutes à chaque intervenant. Et veillez à ce que les participants s’écoutent, sans se couper la parole. À la fin de chaque intervention, vous pouvez prendre un moment pour résumer les points importants et ainsi vous assurer que tout le monde a compris l’idée développée. 

4. TOP5 des techniques originales pour engager les participants

À l'ère du digital, de nombreux outils viennent donner un petit coup de frais à nos réunions. Des plateformes comme Klaxoon, Miro ou MURAL offrent des tableaux blancs collaboratifs permettant une participation simultanée de tous les participants. Ces outils numériques, couplés aux techniques d'animation que nous allons découvrir, permettent de transformer vos réunions en véritables moments d'intelligence collective.

N°1 Les îlots de réflexion

Cette méthode consiste à diviser les participants en petits groupes de trois à quatre personnes. Chaque îlot reçoit une mission spécifique et un temps limité pour y répondre. L'avantage ? Les personnalités plus réservées s'expriment plus facilement en petit comité, et la mise en commun finale permet de croiser les perspectives. Pour une réunion d'une heure, prévoyez 20 minutes de travail en îlots et 10 minutes de restitution collective.

N°2 : Le double entonnoir

Cette technique structure le processus créatif en quatre phases distinctes. D'abord, une phase d'ouverture de 20 minutes où toutes les idées sont les bienvenues. Ensuite, 10 minutes de tri pour regrouper les propositions similaires. Vient alors le moment de choisir ensemble les idées les plus prometteuses. Et enfin, l'élaboration d'un plan d'action concret. Cette méthode allie parfaitement créativité et pragmatisme.

N°3 : Les cartes de stratégies obliques

Inspirée des travaux de Brian Eno, cette technique utilise des cartes-concepts tirées au hasard pour stimuler la créativité. Par exemple, une carte peut proposer "Et si nous faisions l'inverse ?" ou "Que ferait notre concurrent ?". Ces associations inattendues forcent le groupe à explorer des pistes auxquelles il n'aurait pas pensé spontanément.

N° 4 : Le Speed Consulting

Cette technique s'inspire des méthodes agiles : un participant expose une problématique en 3 minutes, puis pendant 7 minutes, les autres endossent le rôle de consultants pour proposer des solutions concrètes. L'exercice se répète avec différents participants. L'avantage ? En une heure, vous pouvez traiter 5 à 6 problématiques différentes avec des solutions actionnables immédiatement.

N°5 : Start, Stop, Continue

Une méthode simple mais redoutablement efficace : le groupe identifie ce qu'il faut commencer à faire (Start), ce qu'il faut arrêter (Stop), et ce qu'il faut maintenir (Continue). En 30 minutes, vous obtenez un plan d'action concret et partagé par tous. L'avantage ? Cette technique permet d'aborder les points sensibles de manière constructive tout en valorisant ce qui fonctionne déjà bien.

5. Évaluer l'impact de votre réunion

Mesures quantitatives

Pour mesurer facilement la réussite de votre réunion, basez-vous sur les chiffres. D'abord, regardez le nombre de participants présents. Ensuite, vérifiez si vous avez respecté la durée prévue. Enfin, comptez le nombre de décisions prises et d'actions à mener. En suivant ces points régulièrement, vous pourrez facilement améliorer vos prochaines réunions.

Mesures qualitatives

Au-delà des chiffres, trois indicateurs clés sont à surveiller : les retours des participants, la mise en œuvre concrète des décisions prises et les résultats obtenus par rapport aux objectifs. En analysant ces points régulièrement, vous pourrez ajuster vos pratiques et rendre vos réunions plus productives.

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Et voilà, vous êtes maintenant parés pour animer votre prochaine réunion.
D’ailleurs si vous êtes à la recherche d’un lieu vous êtes au bon endroit, Morning vous en propose. 

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