Recherche de bureaux à Paris : 5 conseils pour réussir

Sachant qu'une entreprise déménage en moyenne tous les 3 à 5 ans, mieux vaut mettre toutes les chances de son côté pour réussir sa recherche.
Pour vous aider dans cette démarche, nous avons échangé avec Georges Blasco, commercial chez Morning, qui accompagne quotidiennement les entreprises dans leur quête du bureau idéal. Questions incontournables, ajustement de ses critères, nombre de visites, leviers de négociation… Georges livre ses conseils pour réussir sa recherche de bureau à Paris.

1. Trois points à considérer avant de démarrer

L'importance de la consultation des équipes en amont

La réussite d'un projet de bureaux passe avant tout par une bonne compréhension des besoins réels de l'équipe. Au-delà du simple nombre de postes nécessaires, il est essentiel d'analyser les modes de travail de chacun et d'anticiper les usages.
Le télétravail a profondément modifié les besoins : une équipe de 20 personnes peut aujourd'hui fonctionner parfaitement avec 16 postes, si le flex office est bien organisé. L'objectif est de créer un environnement qui favorise à la fois la concentration individuelle et la collaboration, tout en s'adaptant aux différents rythmes de présence au bureau.

Cette logique dépasse le nombre de postes de travail. Pour vous donner une idée des ratios pour l’agencement de vos espaces de travail, comptez en moyenne, une salle de réunion pour 30-35 personnes, et une phone box pour 4 postes de travail. Ces standards, testés et approuvés, garantissent un équilibre parfait entre espaces collaboratifs et zones de concentration.

Besoin d’infos sur la mise en place du flex office simplement ? 

Les délais réalistes à prévoir

Parlons franchement des délais, car selon le contrat envisagé, ils peuvent varier du simple au double, parfois davantage.
Pour un bail 3/6/9 traditionnel, oubliez l'idée d'un déménagement express : comptez 6 mois minimum. Mais le plus tôt le mieux car ce délai comprend la recherche en elle-même, mais aussi les négociations, la signature du bail, et surtout l'aménagement des locaux. Car oui, entre la remise des clés et l'installation effective de vos équipes, il faut prévoir le temps d'équiper les espaces, de mettre en place la connectivité, et de gérer tous ces détails qui font la différence entre des bureaux vides et un espace de travail fonctionnel.
Les bureaux opérés offrent plus de souplesse, avec des délais de 2 à 3 mois généralement. Quant aux espaces de travail partagés, c'est la solution express par excellence : quelques semaines peuvent suffire pour une installation complète avec une certaine marge de manœuvre pour aménager et décorer votre espace et se sentir vraiment chez vous.

Mais attention : même dans ce cas, ne négligez pas le temps nécessaire pour comparer les offres et visiter différents espaces.

Une fourchette budgétaire élargie

Petite précision concernant votre budget. Si tout le monde connaît évidemment le montant à allouer pour un projet de cette envergure, fixez-vous une fourchette de +/- 20% de votre budget initial. Cela vous permettra de visiter des biens parfois un peu plus chers mais qui pourraient bien être un coup de cœur. Cela vous permettra de rester ouvert à certaines options pendant vos visites.

2. Quel quartier choisir à Paris ?

L'accessibilité en transport, le critère clé

Pour le dire sans détour, vos équipes passent en moyenne 235 jours par an à faire le trajet jusqu'au bureau. La proximité des hubs de transport est donc un critère décisif. D’autant plus quand on sait que la qualité du trajet domicile-bureau influence directement la satisfaction au travail et la capacité à attirer les talents.
Ainsi, près d’un actif sur deux serait prêt à diminuer son salaire pour travailler à moins de 20 minutes de son domicile (le baromètre Paris Workplace réalisé par l'IFOP-SPL 2020).  

Le RER A s'impose comme l'axe stratégique privilégié des entreprises dont les collaborateurs viennent de l'ouest et de l’est parisien, depuis Cergy jusqu’à Marne la vallée. La ligne 9 est aussi un bon axe à cibler, traversant Paris d’Ouest en est, elle est la plus fréquentée. Elle dessert notamment les 8ème et 9ème arrondissements qui continuent d'attirer les sociétés financières et les grands groupes, fidèles à leur ADN historique. 

Les quartiers où il fait bon travailler (avec un budget réduit)

Les loyers dans le QCA (Quartier Central des Affaires) peuvent atteindre jusqu'à 740€/m²/an. Le Silicon Sentier (2ème arrondissement) reste le cœur battant de la tech française, avec son écosystème unique de startups et de scale-ups.
‍Mais de nombreux autres quartiers tout aussi agréables, affichent des prix au m² inférieurs (entre 300€ et 450€) comme Boulogne ou Saint-Ouen avec l'ouverture de la ligne 14. Bagnolet affiche même une fourchette entre 120€ et 350€/m². 
Dans cette dynamique de renouveau, La Défense connaît également un second souffle. Après avoir traversé une période difficile suite à la crise du Covid-19 avec un taux de vacance élevé, le quartier d'affaires se réinvente à travers des projets ambitieux de verdissement. Cette transformation écologique, couplée à une stratégie d'ouverture à des entreprises de toutes tailles, redonne un nouveau dynamisme au quartier historique de l'ouest parisien et tout ça à un prix accessible. 

Pour retrouver tous nos espaces Morning situés dans ces quartiers c'est par ici.

3. Choisir entre différentes options de location

Dans la recherche de bureaux vous avez le choix entre plusieurs contrats : les baux 3/6/9, les bureaux opérés et les espaces de travail partagés. Chacune de ces options présente des avantages. On vous explique tout ça. 

Le bail 3/6/9

Le bail commercial traditionnel est l'option de location pour laquelle vous serez le plus autonome. Cette formule convient particulièrement aux entreprises qui ont une vision claire de leur développement et souhaitent créer un environnement sur-mesure. Mais attention aux responsabilités qui vont avec : de la maintenance à la gestion des prestataires, tout repose sur vos épaules.
Sans oublier l'engagement sur plusieurs années, qui peut devenir un carcan en cas d'évolution rapide de vos besoins.

Le bureau opéré

Imaginez un appartement meublé version professionnelle : voilà l'essence des bureaux opérés. Cette solution hybride offre l'intimité d'un immeuble ou d’un plateau privatif avec une prestation de services équivalentes aux espaces de travail partagés. Plus besoin de jongler entre dix prestataires différents : tout est inclus, de l'électricité au ménage en passant par la maintenance. Un choix particulièrement pertinent pour les entreprises qui veulent se concentrer sur leur cœur de métier plutôt que sur la gestion immobilière.

L’espace de travail partagé (ou coworking) 

L'appellation "coworking" est parfois trompeuse. L'espace de travail partagé ne désigne pas seulement un lieu où se réunissent des free lance, loin de là. Entre la formule "1 poste" et le plateau "monolocataire pour un effectif de 120 personnes", les options varient.
L'atout majeur ? La flexibilité, bien sûr, mais aussi l'accès à des services mutualisés de qualité : salles de réunion, salle de sport, espaces cuisine, salon, etc. Chaque besoin trouvera son espace. Le but de cette offre est d’offrir une expérience plus complète, avec des services et des propositions qui anime la vie du bureau. Un critère qui est rarement abordé mais qui peut faire la différence.

En termes d’administratif, la simplicité est le maître mot. Vous signez un contrat de prestation de service où les préavis sont très courts (entre un ou deux mois). 

4. Connaître les coûts et les leviers de négociation

Les frais cachés à identifier

Attention aux surprises qui peuvent faire exploser votre budget ! Certains opérateurs appliquent des frais d'entrée pouvant atteindre une centaine d’euros par poste - une somme qui peut vite grimper pour une équipe conséquente.
En 2024, si le loyer moyen dans le QCA atteint 740€/m²/an, n'oubliez pas d'ajouter les charges et taxes, qui représentent en moyenne 20% du loyer hors TVA.
Un conseil : demandez systématiquement le détail complet des coûts à la suite de votre première visite.

Les points de vigilance dans les contrats

La comparaison des offres ressemble parfois à un casse-tête chinois : d'un côté, des baux traditionnels en m²/an, de l'autre, du coworking en prix par poste et par mois.
Pour y voir clair, demandez la quote-part d'espaces de travail partagés :
La "quote-part" d'un espace est le pourcentage de l'espace commun attribué à une entreprise (ou un client) en fonction de la taille de son espace privé. Cette information précieuse vous permettra de comparer les offres en termes de coût/m2 et ainsi d'éviter les mauvaises surprises.
N'hésitez pas non plus à questionner les conditions de sortie et les possibilités d'évolution au sein d'un même espace.

Les leviers de négociation possibles

En immobilier comme ailleurs, tout se négocie - encore faut-il savoir comment. La durée d'engagement reste votre meilleur atout : plus vous vous engagez sur le long terme, plus vous pourrez obtenir des conditions avantageuses.
Et gardez en tête les taux de vacance : avec 14,4% à La Défense contre 2,3% dans le QCA, votre pouvoir de négociation varie considérablement selon les secteurs.

Un dernier conseil, en guise de conclusion

La clé d'une recherche réussie ? Ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier. Consultez au minimum 2 à 3 acteurs différents du marché. Cette approche vous permettra non seulement de comparer les offres, mais aussi de découvrir des opportunités insoupçonnées.

Avec une offre immédiate de 4,9 millions de m² en Île-de-France , prenez le temps d'explorer, de visiter, de vous projeter. Vous ne choisissez pas seulement des murs, mais le futur cadre de vie de vos équipes.

‍