Le flexoffice, la pratique qui rompt avec la routine

Fin 2020, les postes fixes sont une réalité encore bien présente dans le quotidien des entreprises. 86% des salariés ont un bureau attitré, 33% des salariés sont en bureau individuel. Avant la crise, le taux d’occupation des bureaux oscillait entre 50% et 60%. On n’est pas loin du contre-sens ! Si rien n'est fait, l’adoption massive du télétravail en 2020 (environ 2 jours par semaine) va rendre encore plus visible ce paradoxe. Une solution s'offre aux entreprises : le flexoffice.
La logique économique n’étant pas friande de ce genre de contradictions, les organisations se transforment. Nous sommes persuadés que le grand enjeu immobilier actuel, c’est une réduction des mètres carrés inoccupés en cohérence avec les pratiques de travail de notre époque. Pour y parvenir, les espaces de travail doivent être  "flexibilisés" en fonction des usages. 

Le flexoffice, là où le besoin de l'humain est placé au centre

Mettre l’humain au cœur des réflexions sur les transformations de l’espace de travail. Engager ses collaborateurs et concevoir des espaces selon leurs besoins. Nous sommes convaincus que c’est en ayant une approche centrée sur l’utilisateur – très en vogue en marketing, habituée aux méthodes dites “agiles” – que ces transformations auront lieu. La méthode ? Comprendre les collaborateurs, leurs usages et leurs besoins, co-construire avec eux pour que les espaces soient adaptés et plus encore pour les engager dans ces transformations ! 

C’est le pari de la SNCF, avec une expérimentation qui révèle l'étendue des enjeux et des possibles. Ayant l’objectif de réduire de 22% la surface des bureaux, la société a lancé 5 projets auprès de groupes volontaires dans le cadre plus global d'un programme de transformation managériale. Grâce à des ateliers de travail, la SNCF a dynamisé ces espaces en multipliant les postures de travail suivant les besoins. Les résultats sont éloquents : objectifs de réduction de surface atteints et 80% des collaborateurs satisfaits.

Nombreux sont les acteurs à passer au flexoffice, de façon peut-être moins aboutie que le cas évoqué plus haut mais surtout, les mises en pratique ne sont pas toujours réussies. La flexibilité ne se décrète pas, elle se construit comme partie d’une culture  organisationnelle : des concertations, des réflexions, un projet, une charte, un mobilier adapté, etc. 

On le voit souvent, les collaborateurs reviennent au même poste malgré l'absence de bureau individuel. Ce "flex squat", comme je l'appelle, reproduit l’environnement de bureau fixe. Très souvent c’est par manque de mobilier (casier dédiés, porte manteau etc.) Or, ces écarts de pratique génèrent une grande différence de  gains de surface : 40% seulement pour le “flex squat”, 70% par rapport au "flex total".

Et après ?
A moyen et long terme

Que faire des mètres carrés libérés ? Des solutions existent, aussi bien pour les collaborateurs que pour réduire l’importance des charges fixes. Certains vont opter pour la sous-location comme Nestlé qui a transformé un étage entier de son siège en plateau en coworking. Une belle option pour supporter la facture loyer tout en implantant un écosystème créatif et innovant en son sein. D'autres acteurs comme Unibail et son Mixer vont recréer des espaces de rencontres et de créativités à destination de leurs propres collaborateurs. 

À moyen terme, les entreprises chercheront à réduire leurs structures et les surfaces de bureau afin d’alléger le poids de leurs actifs immobilisés : pour optimiser les charges qui pèsent sur l’immobilier, elles vont essayer de concilier usages de l’espace et enjeux financiers. Le bureau jouera un rôle de “totem” – élément agrégateur de la culture de l’entreprise – et sera aussi plus petit et modulaire. De plus en plus d'entreprises vont profiter des espaces de coworking pour proposer à leurs collaborateurs de télétravailler dans ces lieux plus proches de chez eux tout en restant dans des univers de travail pertinents et productifs selon leurs besoins. Le corpoworking sera aussi une option. À l’instar de BNP qui développe en interne son application Be Nomad permettant aux collaborateurs de travailler dans un réseau d’espace BNP interne.

À long terme, le salarié sera beaucoup plus nomade. L’entreprise va devoir impérativement l'accompagner, et ce au sein de ses différents sites mais aussi en externe. Elle devra s’adapter aux pratiques de travail émergentes et devenir plus raisonnable dans l’usage des mètres carrés. En d’autres termes, le bureau n’a pas fini d’évoluer.

☞ Pour aller + loin : revoir la conférence ReSPACE ”Transformation des usages et bureaux flexibles, comment s’adapter ?” avec Laurent Lesmarie et Clément Alteresco